2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49
Ovo je odlomak iz knjige američkog novinara i govornika Phila Simona. Radi se o tome kako ljudi upadaju u živote jedni drugima putem e-pošte i kako se tome suprotstaviti.
Ako vam se pri radu sa e-poštom čini da igrate igru u kojoj morate čekićem da „sustignete” krticu koja iznenada ispuzi u jednu ili drugu rupu, niste sami. E-pošta je po defaultu glavni kanal za poslovnu komunikaciju. Prema Radicati Grupi, prosječan službenik u kancelariji primi oko 100 e-mailova dnevno. Ovaj broj se godišnje povećava za 15%. U julu 2012, konsultantska kuća McKinsey Global Institute objavila je izvještaj pod naslovom Socijalna ekonomija: Otključavanje vrijednosti i produktivnosti kroz društvene tehnologije. Kaže da zaposlenici na prvoj liniji troše 28% svog vremena na upravljanje e-poštom.
Razmisli o tome. Ako imate 50-satnu radnu sedmicu, onda ćete 14 sati te sedmice potrošiti na čitanje i pisanje e-pošte. Jedva da provodite toliko vremena u Wordu, Excelu ili drugim radnim programima.
Ovi brojevi možda ne bi predstavljali problem da je e-pošta zaista efikasan kanal komunikacije. Tačnije, za neke kompanije je tako. Ali u većini slučajeva to nije slučaj. Naravno, e-pošta ima pravo na postojanje, ali nemojte se zanositi. Istraživanja su pokazala da stalna provjera vašeg inbox-a snižava vaš IQ nivo.
Posljednjih godina e-pošta je postala prava pošast poslovne komunikacije. Međutim, ne treba je kriviti za sve nevolje. Tehnologija okrivljavanja je zgodna: dobar je izgovor da se ne gledate u ogledalo. Uostalom, ako pogledamo unutra, shvatit ćemo da problem nije u e-pošti kao takvoj, već u tome kako je koristimo.
Poenta je da ne odustanete od e-pošte (iako neki to čine). Poenta je da se to racionalno koristi.
Gdje početi?
Razumjeti e-poštu ≠ razgovor
Ne možete voditi dijalog putem e-pošte na isti način kao u stvarnom životu. Uvek postoje vremenski razmaci između pisama, a tekstualne poruke ne podrazumevaju bliske prijateljske manifestacije prema sagovorniku. Justin Kruger sa Univerziteta New York i Nicholas Epley sa Univerziteta u Chicagu da nedostatak neverbalnih znakova ljudi pogrešno tumače e-poštu.
Psiholozi su otkrili da je samo u polovini slučajeva moguće ispravno protumačiti raspoloženje u tekstualnoj poruci. Smajlići, nažalost, neće pomoći, na primjer, razlikovati humor od sarkazma. To često dovodi do nesporazuma. Da li ste spremni da bacite novčić svaki put kada pokušavate da pogodite da li vaš sagovornik razume vašu poruku?
Slijedite pravilo tri slova
Nakon što prihvatite činjenicu da e-pošta nije najbolje mjesto za razgovore od srca do srca, pređite na akciju.
Koristite pravilo tri slova: ako se problem ne riješi u tri e-maila, potreban je lični sastanak.
Primjenjivo je i na administrativne zadatke (kao što je zakazivanje sastanka) i na lične. To će vam uštedjeti mnogo vremena i mnogo frustracija. Međutim, ne sviđa se svima, budite spremni na nezadovoljstvo nekih drugova. Uz razumnu dozu pretpostavke, ali vrijeme je da se riješimo stava "pošta za sva pitanja".
Ne rješavajte hitne stvari putem e-pošte
Ako je problem zaista važan i zahtijeva hitnu akciju, nemojte ga rješavati u e-mailovima. Za ovo postoji telefon. Neka ovo postane pravilo u vašoj kompaniji.
Nemojte koristiti e-poštu za upravljanje zadacima
E-pošta nije upravitelj zadataka. Ali mnogi ljudi koriste e-poštu kao takvu. Nije iznenađujuće da su stalno ometeni. Otvorio sam inbox da provjerim svoje zadatke, a na tebe je pao tok posla i ličnih poruka. Lako se prebaciti na njih, zaboravljajući zašto ste otvorili mail klijent.
Postoje samostalne aplikacije za upravljanje zadacima: DropTask i druge. One nisu zamjena za e-poštu, već su usmjerene ka ciljevima koje pokušavate postići.
Isto je i sa upravljanjem projektima., ili Basecamp - praktični i pristupačni alati koji će vas spasiti od kilometara lanaca poruka.
Ne tretirajte komunikaciju kao iskopavanje uglja u rudniku
Malo je onih koji su slobodni u svojim radnim odnosima. Mnogi, uključujući i zato što ne mogu da biraju svoje kolege, klijente i partnere. Neki od njih su previše "zauzeti" da bi razgovarali telefonom - radije bi napisali desetak poruka umjesto da verbalno razgovaraju o svemu za dva minuta.
U tom slučaju morate obratiti pažnju na način njihove komunikacije (riječi, fraze i tako dalje). Zapitajte se da li zaista želite da komunicirate sa ljudima koji zaziru od telefona i razgovaraju. Pogledajte izbliza one koji traže posao za upražnjeno mjesto u vašoj kompaniji, potencijalne klijente ili potencijalne buduće dobavljače. Ako u početku komuniciraju kao da kopaju rudu u rudniku, kakve su onda šanse da će se promijeniti?
Zapamtite život izvan e-pošte
Ona je! Nemojte se plašiti da zatvorite svoje poštansko sanduče. Svijet se neće srušiti. Ovo je očigledno, ali za mnoge to može biti otkrovenje. Na primjer, u Klick Health zaposlenici koriste e-poštu. Prema njegovom izvršnom direktoru, e-pošta je alat koji drugim ljudima daje kontrolu nad sobom.
Šta ti misliš: da li e-pošta zaista vlada ljudimanametanjem zadataka i redoslijeda njihovog izvršavanja?
Preporučuje se:
Kako nered utječe na nas i što učiniti u vezi s tim
Nered kod kuće, haos u mislima i, kao rezultat, problemi u životu. Naučnici su otkrili jasnu vezu između sklonosti gomilanju smeća i stalnog stresa
Zašto sve više krivimo roditelje za naše probleme i šta da radimo u vezi s tim
Ogorčenost prema roditeljima može jako zatrovati život. Prihvatanje vaših osjećaja i emocija i rješavanje traume iz djetinjstva s terapeutom može pomoći da se ovo spriječi
Zašto nas nepoznato toliko plaši i šta da radimo povodom toga
Strah od nepoznatog vas demotiviše i tjera da mirno sjedite. Saznajte kako priznati sebi da se bojite i prestati to činiti
Zašto smo uvijek preopterećeni na poslu i šta da radimo u vezi s tim
Ako ste stalno zauzeti na poslu, koristite ove savjete kako biste završili stvari kako se ne biste ponovo našli u ovoj situaciji
Zašto nas zatvaraju i šta da radimo povodom toga
Ako osjetite ljutnju, razdražljivost, nemoć, apatiju, to je apsolutno normalno. Medicinski specijalisti govore kako ne poludjeti u karantinu