Zašto nema dovoljno vremena i energije za najvažnije stvari i šta učiniti po tom pitanju

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Zamka hitnosti je kriva. Shvatili smo kako to funkcionira i kako ne ulaziti u to.

Koliko ste puta na kraju napornog, užurbanog dana shvatili da vam se činilo da se mnogo sati vrtite kao vjeverica u kotaču i riješili mnoge probleme, a niste posvetili vrijeme zaista važnim projektima? Koliko puta ste sebi obećali da ćete se baviti ličnim stvarima koje su vam važne: sportom, kreativnošću, učenjem, ali niste mogli da ih započnete mesecima? Ako vam se to dogodilo, onda ste, kao i većina ljudi, upali u zamku hitnosti.

Šta je zamka hitnosti

Istraživanje Poslovne škole Univerziteta Johns Hopkins pokazalo je da češće odustajemo od zanimljivih i važnih zadataka u korist hitnih. I bukvalno smo predisponirani da značajne projekte odlažemo za kasnije, prije svega, preuzimajući one koje, kako nam se čini, treba odmah uraditi.

Ovo se zove zamka hitnosti. To nas dovodi do stresa, emocionalne iscrpljenosti i, začudo, gubitka novca. Istraživači su otkrili da imamo tendenciju da preuzmemo zadatak koji se čini hitnijim, čak i ako za njega plaćamo manje nego za zadatak s blažim rokom. To se dešava iz nekoliko razloga.

Zašto upadamo u zamku hitnosti

1. Patimo ako ne možemo izvršiti zadatak

To se saznalo još 1927. godine, a potom se više puta potvrdilo: ljudi se osjećaju nelagodno ako nad njima visi neki nedovršeni posao. Ova karakteristika razmišljanja nazvana je Zeigarnikov efekt. A kako su hitni zadaci, po pravilu, dovoljno mali i ne oduzimaju puno vremena, ne možemo ih odlagati, jer tada sljedeća stavka na listi obaveza neće biti precrtana. I mi se hvatamo za ove male zadatke, rješavamo ih jedan po jedan i ne možemo stati. Kao i sa paketom čipsa: dok ne pojedete sve, nećete se smiriti.

2. Zaglavljeni smo u tunelu i ne vidimo ništa okolo

Odnosno, toliko smo opterećeni kratkoročnim poslovima da bukvalno ne možemo da izdahnemo, sagledamo svoj raspored izvana i procenimo šta je zaista važno, a šta nije. Ova situacija se može uporediti sa vizijom tunela: ne vidimo kompletnu sliku, već samo fragment koji je trenutno u centru naše pažnje.

3. Nismo u mogućnosti da pravilno organizujemo radni dan

Ako procesi nisu otklonjeni vašom krivicom ili greškom menadžmenta, rutinski zadaci počinju doslovno oduzimati vrijeme i trud. Recimo da ste previše lijeni da kreirate šablone za dokumente i pisma - i svaki put provedete mnogo dragocjenih sati radeći s dokumentacijom ili pristiglom poštom. Ili se vaš projektni menadžer nije dogovorio s klijentom da izvrši sve izmjene odjednom, a vi morate biti ometani novim komentarima bezbroj puta.

4. Čini nam se da će se, ako zanemarimo hitan zadatak, dogoditi katastrofa

Doći će zao vođa ili klijent i mnogo će psovati, bićete lišeni novca, nebo će pasti na zemlju, svi ćemo umrijeti.

Sva ova obavještenja o novim porukama, pozivima, izmjenama, dodatnim malim narudžbama stvaraju iluziju da se ne mogu odgoditi. Iako, zapravo, nema toliko gorućih zadataka.

Kako izbjeći zamku u hitnosti

1. Započnite dan važnim i nehitnim poslovima

Klasične knjige o upravljanju vremenom kažu da je prva stvar koju treba učiniti "pojesti žabu". Odnosno, riješiti se malog i ne baš ugodnog zadatka. Ima logike u ovom pristupu: nakon teškog poziva ili odgovaranja na dosadna pisma, osjećamo se kao pobjednici i u usponu se bavimo drugim stvarima.

Ali postoji rizik da za prvom "žabom" sledi druga, pa treća, četvrta… A sada je veče, "žabe" su neizmerno pojedene, ali ruke nisu stigle do zaista važnog. zadataka. Stoga možete pokušati suprotno: započnite dan onim što je važnije, ali ne hitno, pa tek onda prijeđite na svu ovu gomilu malih zadataka.

2. Naučite da pravite pauzu

Nemojte žuriti da odmah odgovarate na nove poruke i izvršavate sve male zadatke i zahtjeve. Udahnite i izdahnite i shvatite koliko je ovo zaista hitno. Ako zadatak pati, odgodite ga tako što ćete dati prioritet većem i vrednijem projektu.

3. Pokušajte raditi u blokovima

Recimo 40 minuta za važne zadatke i 15 minuta za hitne zadatke. Postavite tajmer tako da vas mala rutina ne isisava previše, a čim se oglasi, vratite se velikim stvarima. Najvjerovatnije će poziv ili pismo moći sačekati sljedećih 40 minuta.

4. Kombinujte stvari

Mnoge male stvari možete uraditi dok se vozite podzemnom, stojite u redu u pošti, čekate dijete sa časa crtanja. Malo je vjerovatno da će se u takvim trenucima moći baviti disertacijom, knjigom, izvještajem ili planom, ali je sasvim moguće brzo odgovoriti na poruke, popuniti neke formulare, napraviti manje izmjene.

5. Zapamtite da hitni zadaci nikada neće završiti

Velika je greška misliti da ćete sada brzo očistiti svu ovu rutinu: zakažite pregled kod doktora, odgovorite na pisma, naručite djetetu nove patike, popunite knjižicu - i onda, laganog srca, će se baviti važnim poslovima i ličnim projektima: ažurirati svoj portfolio i životopis, čitati knjigu na stranom jeziku, tražiti informacije za istraživanje. Jao, to neće biti tako. Male stvari će i dalje padati na vas sve dok ne preuzmete kontrolu nad njima.