Kako prestati gubiti vrijeme na beskorisne aktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Da biste bili produktivniji, nemojte se prisiljavati da se koncentrišete. Samo malo prilagodite svoj radni dan.

1. Održavajte što manje sastanaka

Na sastancima provodimo do četiri sata sedmično. Više od polovine ovoga je gubljenje vremena. Ako možete, pokušajte da smanjite broj sastanaka.

• Uzmite u obzir broj učesnika. Ne pozivajte kolege na sastanak samo da biste bili sigurni. Neka bolje provode svoje vrijeme radeći svoj posao produktivnije.
• Razgovori licem u lice često mogu biti dobra zamjena za sastanke. Mnogo je lakše prvo razgovarati o detaljima projekta sa odgovornim zaposlenikom, a tek onda predstaviti ideju cijelom timu.
• Prije nego što zakažete ili prisustvujete formalnom sastanku, pažljivo razmislite koje informacije namjeravate podijeliti sa svojim kolegama. Najčešće se osnovne informacije mogu prenijeti na neki drugi način, na primjer, povezivanjem na dokument, pisanjem u ćaskanju ili čak jednostavno prenošenjem usmeno uz šalicu kafe. Tada će zaposleni moći odgovoriti na vaše informacije bez ometanja njihovog toka posla.

2. Promenite interakciju sa kolegama

Naravno, suradnja obično pomaže u povećanju produktivnosti. Ali to nije tako jednostavno. Prema podacima, svaki zaposleni je u prosjeku ometen sedam puta na sat. A 80% ovih smetnji su male, beznačajne stvari.

Stoga, umjesto da postavljate pitanje čim vam padne na pamet, nemojte žuriti da odvlačite pažnju kolegama. Napravite listu, a zatim pitajte sve odjednom kada je zaposlenik slobodan. Osim toga, često se dešava da nakon nekog vremena i sami pronađemo odgovor na svoje pitanje ili shvatimo da su nas prva tri pitanja jednostavno dovela do jedne velike četvrtine.

Ako ste rasejani, ne morate da osmišljavate složenu komunikaciju sa kolegama. Na primjer, nošenje slušalica je obično dovoljno da signalizira Ne ometaj. Ako to ne uspije, pokušajte se preseliti u drugi dio ureda gdje vas neće ometati. Većina kolega će se naviknuti na ove signale i neće vam smetati kada ste zauzeti.

3. Smanjite protok e-pošte

Problem nije u samoj e-pošti, već u tome kako je koristimo. Dok su ranije e-poruke sadržavale veliku količinu informacija, sada su postale više kao SMS. Tipično pismo sada sadrži između 5 i 43 riječi – kratke informacije i jednostavna dodatna pitanja. Takva pisma se brzo množe u vašem sandučetu, prijeteći da vas bukvalno udave u nizu nepročitanih poruka.

Prije nego što pošaljete e-mail, razmislite da li bi bilo zgodnije koristiti neki drugi način prenošenja informacija.

Na primjer, uz pomoć raznih instant messengera možete brzo slati kratke poruke i odgovarati na njih bez nepotrebne formalnosti koju nameće e-mail. A u komentarima na dokumente sa otvorenim pristupom, nekoliko ljudi može odmah ostaviti svoje prijedloge projekta, umjesto da njima zatrpaju poštanske sandučiće svojih kolega.

4. Radite od kuće i spavajte dovoljno

Dobro odmoran zaposlenik će često učiniti više za šest sati od pospanog u svih deset. Stoga, rad od kuće za mnoge postaje idealna opcija. A zahvaljujući modernim sredstvima komunikacije, zaposleni ne moraju biti u istoj prostoriji da bi riješili bilo koji problem.

Oslobađajući se potrebe da provedete nekoliko sati u transportu, možete se dovoljno naspavati, a to će se pozitivno odraziti na produktivnost.

Naravno, u nekim oblastima aktivnosti neophodna je bliža komunikacija sa kolegama, ali jedan ili dva radna dana u nedelji provedena kod kuće biće od koristi predstavnicima bilo koje profesije. Ovo će vam dati priliku da se fokusirate na vlastiti projekat i samo odspavate. Ključno je pronaći nedeljni ritam koji odgovara vama i vašem timu.

5. Pravite česte pauze

Pauze su jednako važne kao i sam rad. Međutim, jednostavna promjena aktivnosti često nije dovoljna. Za dopunu potrebno je da ustanete od stola svakih sat i po.

Duže pauze, poput ručka s prijateljima ili šetnje, korisne su za kreativne ljude. Ova pauza je ono što je potrebno da se neproduktivno popodne pretvori u kreativni proboj.

Nećete se odmoriti ako vas svakih pola sata ometa par minuta. Bolje je napustiti svoje radno mjesto barem deset minuta nekoliko puta dnevno.

Iako će ove pauze zapravo smanjiti broj sati koje radite, ostatak vremena ćete biti efikasniji. Zaista produktivan radni dan moguć je samo odmorom i oporavkom.