Neočigledan, ali efikasan način da smanjite vrijeme slanja pošte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Da biste optimizirali vrijeme koje provodite radeći sa svojom poštom, nemojte pokušavati da svoje e-poruke dovedete u savršeni red. Sve je mnogo jednostavnije, kaže uposlenik MailChimp-a. Nekoliko jednostavnih koraka - i trebat će vam samo sat i po dnevno da se bavite svim slovima.

Jon Smith iz MailChimpovog tima za podršku pronašao je savršenu formulu e-pošte metodom pokušaja i grešaka. Prvo je stvorio mnogo foldera, a zatim izbrisao sve, ali nijedan od ovih pristupa nije uspio. A onda je došao do potpuno drugačijeg sistema.

Unatoč činjenici da su odgovori na pisma gotovo centralni u njegovom radu, uspio je smanjiti vrijeme provedeno na raznim akcijama s poštom na sat i po dnevno. Otkrio je da čak i kada je poštansko sanduče puno pisama, nekoliko jednostavnih radnji može preokrenuti stvari.

Na šta ne bi trebalo da gubite vreme

Kako Džon kaže, u početku je pokušao da klasifikuje pisma i kreirao je razne fascikle: za poruke od šefa, za informacije o raznim projektima, poruke na kojima je bilo potrebno nešto poduzeti itd. Vjerovao je da bi mu to trebalo pomoći da uštedi vrijeme. Ali u stvari, počeo je da provodi više vremena pokušavajući da zapamti svoj sistem klasifikacije, a manje na sam rad.

Na primjer, dobio sam poruku od svog šefa o projektu na kojem radim, a ova poruka je također zahtijevala da preduzmem određene radnje. U koju fasciklu treba da se stavi? I kolika je vjerovatnoća da ću se kasnije sjetiti gdje da potražim ovo pismo?

John Smith

Tako je John odlučio da se riješi svih fascikli, a potpuni haos je zavladao u njegovoj pošti. Nedostatak sistema nije bio ništa bolji od previše složenog sistema. Tada je John odlučio da još jednom preispita svoj pristup radu s poštom. Odlučio je da pisma ne sortira po temi, već prema vrsti radnje koju je potrebno poduzeti. Evo kako to učiniti.

Ne komplikujte

Samo ostavite u svom prijemnom sandučetu samo poruke na koje trebate odgovoriti. Najvažnije, ako ih ne možete odmah shvatiti, označite ih kao nepročitane.

Možda će vam se ovo učiniti nelogičnim, jer najgore stvari treba obaviti što je brže moguće. Jeste, i ponekad zaista postoji potreba da se odmah odgovori na takve poruke. Ali označavanjem važnih poruka kao nepročitanih, sigurno ih nećete izgubiti u opštoj masi. Osim toga, na ovaj način ne morate premještati ove e-poruke: one ostaju u vašem prijemnom sandučetu i privlače pažnju dok ih ne stignete.

Trudim se da se više od 60–70 poruka ne nakuplja u mom poštanskom sandučetu odjednom. To je upravo broj slova koji mogu lako da obradim u jednom dahu.

John Smith

Napravite redovan raspored slanja pošte za sebe

John svakog jutra odvaja sat vremena za čišćenje poštanskog sandučeta. Kao što je već spomenuto, on često ostavlja hitne poruke „nepročitane“. John brzo prelistava biltene i interne komunikacije kompanije i odgovara na onoliko nehitnih poruka koliko može podnijeti unutar tog sata.

Kada se završi sat za slanje pošte, John Smith ne zatvara poštansko sanduče, već mu posvećuje mnogo manje pažnje. Kako stižu nove poruke, on brzo skenira njihov sadržaj i imena pošiljatelja kako bi im odredio prioritet. Ako se na poruku može odgovoriti bez prekidanja drugih aktivnosti na duže vrijeme, John to čini. Ali ne počinje ponovo da šalje poštu.

Pred kraj radnog dana John odvaja još 30 minuta da ih posveti isključivo radu s poštom. U ovom trenutku on se bavi pismima koja od njega zahtijevaju da preduzme bilo kakvu radnju: da odobri, napiše detaljan odgovor ili donese bilo kakvu odluku. Tada on obraća pažnju na poruke koje je označio kao nepročitane.

Mogao bih provesti mnogo više vremena radeći s poštom, ali takva vremenska ograničenja mi pomažu da se bolje koncentriram i budem produktivniji.

John Smith

Klasificirajte e-poštu prema vrsti odgovora

Za neke poruke, John je i dalje kreirao zasebne foldere. Određena pisma koja ne označava kao nepročitana, distribuira samo u dva pravca. Poruke koje zahtijevaju bilo kakvu radnju ili odgovor od kolege (ne nužno hitne), John stavlja u folder "To Do". Namijenjen je e-porukama koje se mogu rješavati sljedećeg dana ili kasnije u sedmici.

Još manje hitna pisma John premješta u mapu "Pročitaj". Osim toga, koristi posebne filtere koji automatski stavljaju bilten u ovaj folder. Potrebno je samo nekoliko minuta da instalirate filtere, ali ovaj jednostavan korak će vam kasnije uštedjeti mnogo vremena i truda.

Ako koristite ovu metodu, dobićete tri aktivna foldera, koji se razlikuju po hitnosti odgovora na poruke: Prijemno sanduče sa nepročitanim porukama, To do i Read.

Arhivirajte poruke

Za sve ostalo, John Smith koristi funkciju arhiviranja poruka. Ovo mu pomaže da očisti poštansko sanduče i šefa od nepotrebnih zadataka.

Čim pročitam poruku i preduzmem potrebne radnje, bilo da se radi o novostima kompanije ili biltenu na koji sam se pretplatio, arhiviram je.

John Smith

Ako poruka sadrži važne informacije koje bi John želio zadržati za buduću upotrebu, on arhiviranu poruku označava zvjezdicom kako bi se mogla brže pronaći.

Budite posebno oprezni kada odlučujete o brisanju objave

John rijetko koristi funkciju brisanja poruke. Ovo je lekcija koju je naučio iz stvarne prakse. Jednog dana, John je izbrisao poruku od kolege koja je sadržavala informacije koje on tada nije smatrao važnima. Nakon što je ovaj zaposlenik napustio kompaniju, Johnu su bile potrebne informacije iz tog pisma. Tada je shvatio da je u nevolji.

Nakon toga sam počeo da brišem samo ona pisma koja mi u budućnosti sigurno neće biti od koristi. Nemojte se uvrijediti, drage kolege, što mi šaljete slatke gifove sa mačkama, ali to su poruke koje završavaju u "Smeću".

John Smith

Da bi došao do ovog sistema, Džon Smit je isprobao mnogo različitih pristupa koji za njega nisu bili dovoljno efikasni. Testirao je metode koje su koristili drugi ljudi, ali je vrlo brzo shvatio da treba probati nešto drugačije. Džon je došao do zaključka da svaki sistem funkcioniše samo kada se dobro uklapa u uslove vašeg rada.

Isprobajte ovu metodu ili pronađite nešto svoje. Možda ćete moći pronaći način da potrošite još manje vremena na poštu.