Kako efikasno koristiti Gmail: 25 savjeta

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-13 00:53

Čak i ako svakodnevno radite s Google Mail-om, velike su šanse da ne znate sve njegove mogućnosti. Evo 25 savjeta za učinkovito korištenje Gmaila koji će olakšati mnoge zadatke i uštedjeti vam vrijeme.

1. Odakle početi

Promijenite pozadinu

Umjesto da vidite uobičajenu bijelu pozadinu Gmaila, začinite svoju pristiglu poštu nečim blještavim. Samo odaberite odjeljak "Teme" u postavkama u gornjem desnom kutu da biste postavili novu pozadinu od predloženih opcija ili prenijeli svoju sliku.

Alternativno, možete eksperimentirati s postavkama interfejsa. U "Spacious" modu ćete imati dosta slobodnog prostora, a "Compact" je dobar kada treba da stane što više poruka na ekran.

Dodajte prijatelje (i poruke)

Da dodate svoje kontakte i stare poruke u sistem (nije bitno da li prvi put koristite Gmail ili kreirate dodatni nalog), idite na "Postavke" → "Računi i uvoz" i odaberite link "Uvezi poštu i kontakti". Ovo će vam omogućiti da dodate svoje podatke iz drugih poštanskih sandučića.

Neka Gmail izgleda kao Outlook

U Podešavanja → Laboratorija, omogućite funkciju Okno za pregled da vidite ceo tekst poruka sa desne strane, baš kao u Outlooku. Navika je druga priroda, pa ako ste cijeli život radili s korporativnom e-poštom, a tek sada pokušavate da se naviknete na Gmail, Viewport će vam olakšati prijelaz.

Kada se omogući, vidjet ćete različite opcije prikaza u padajućem izborniku lijevo od postavki.

Fokusirajte se na osnovne stvari

Gmail može odlučiti koje su vam poruke važnije. Pametno, ha? U okviru Postavke → Prijemno sanduče, odaberite Prati moju aktivnost e-pošte… da bi Gmail analizirao vaše poruke.

Također možete odabrati funkciju "Uključi markere" ili "Zanemari filtere" (više o filterima ćemo razgovarati u nastavku) i promijeniti tip mape tako da se važne poruke prikazuju na vrhu. Zatim u meniju "Postavke" → "Općenito" u odjeljku "Obavijesti na radnoj površini" (ako koristite preglednik Chrome, Firefox ili Safari), možete odabrati opciju "Omogući važna obavještenja putem e-pošte."

Oslobodite se niti slova

Postoje dvije vrste ljudi: oni koji vole funkciju Chaining i oni koji je mrze snagom hiljadu sunaca. Ako pripadate drugoj grupi, idite na odjeljak "Postavke" → "Općenito" i isključite "Lanci slova".

2. Održavajte red

Arhivirajte sve

Gmail omogućava arhiviranje poruka umjesto njihovog brisanja. To je učinjeno tako da ne morate brinuti o dostupnosti slobodnog prostora i stalno čistite svoju ladicu. Ako želite da arhivirate poruku, otvorite je i kliknite na drugu ikonu s lijeve strane (okvir sa strelicom usmjerenom prema dolje). Poruka će vas čekati na kartici Sva pošta na lijevoj bočnoj traci.

Pratite svoju arhivu

Bez obzira koliko prostora Gmail nudi za besplatno skladištenje datoteka, 2016. je i ljudi šalju sve više priloga. Ako ste dostigli ograničenje memorije, vrijeme je da se riješite nekih poruka. Kliknite na strelicu u polju za pretragu, označite stavku "Postoje prilozi", odaberite veličinu 10 MB i kliknite na dugme sa lupom. Ovo će vam pokazati sve poruke veće od 10 MB. Označite polja za slova koja vam definitivno više nisu potrebna i pošaljite ih u kantu za smeće.

Odgovorite i arhivirajte

Zašto ostavljati e-mail u inboxu kada ste već odgovorili? Koristite funkciju "Pošalji i arhiviraj" kako biste izbjegli zatrpavanje dolaznih poruka dok čekate odgovor na svoje pismo. Idite na "Postavke" → "Općenito" i odaberite "Prikaži dugme" Pošalji i arhiviraj "kao odgovor". Sada možete odgovarati na uobičajen način, akumulirajući poruke u inboxu ako želite, ili odmah arhivirati nepotrebne e-poruke kada odgovarate.

Koristite etikete i filtere

Svakoj poruci možete dodati oznaku. Nove prečice će se pojaviti na lijevoj bočnoj traci. Samo otvorite pismo i kliknite na ikonu "Etikete" - druga je s desne strane. Sada kreirajte novu prečicu ili odaberite postojeću (usput, možete prevući prečicu sa bočne trake pravo u svoju poruku).

Kliknite na dugme "Više" i odaberite "Filtriraj slične poruke e-pošte", a zatim "Kreiraj filter na osnovu ovog upita". Možete napisati poseban članak o Gmail filterima, pa pogledajte odjeljak "" za više detalja.

Kupite dodatni prostor za skladištenje

Ako ste potpuno umorni od petljanja s problemom pohranjivanja datoteka, možete potrošiti novac na dodatni prostor. Skrolujte prema dolje na stranici s porukama i u donjem lijevom uglu vidjet ćete koliko vam je prostora ostalo, kao i link "Upravljaj".

Ako imate gotovo 100% raspoloživog prostora zauzeto, slijedite link. Plan od 100 GB košta 139 rubalja mjesečno, a dodatni prostor se može koristiti ne samo za Gmail, već i za Google Drive i Google Photos, ako ih koristite.

3. Shvatite to ozbiljno

Promijenite način prikaza e-pošte na stranici

Pokušajte povećati broj poruka po stranici na 100, tako da možete na prvi pogled pogledati cijeli niz svojih pisama. Idite na Podešavanja → Opšte → Maksimalna veličina stranice. Tu također možete odabrati da prikažete 10, 15, 20, 25 i 50 poruka po stranici.

Sve rasporedite po bojama

Možete vrlo brzo označiti poruku kao važnu, ali različite poruke mogu imati različite stepene važnosti. Idite na Podešavanja → Opšte → Zvezdice i izaberite Sve zvezdice. Sada, ako kliknete na zvijezdu, označavajući slovo, promijenit će boju svakim klikom. Ovo će vam pomoći da svoje važne poruke sortirate prema njihovom sadržaju.

Pretvorite poruke u liste obaveza

Šanse su da već razmišljate o svom prijemnom sandučetu kao o jednoj ogromnoj listi obaveza. Pa zašto ne biste svoje e-poruke pretvorili u zadatke koje možete precrtati? Kliknite na dugme "Više" u aktivnom razgovoru i odaberite "Dodaj u zadatke". Ova nit će se sada pojaviti u Google Zadacima zajedno sa vezom do originalne objave.

Pratite broj nepročitanih poruka

U odjeljku "Postavke" → "Laboratorija" omogućite funkciju "Ikona nepročitanih poruka". Ako i vi, kao i svaka normalna osoba, imate otvoren karticu za poštu cijeli dan, uvijek ćete vidjeti koliko ste nepročitanih poruka ostavili. Ovo je u slučaju da vam nedostaje stresa.

Radite van mreže

Ako koristite pretraživač Google Chrome, imate priliku da radite u pošti van mreže. Naravno, nećete moći slati i primati nove poruke, ali možete premještati pisma iz foldera u folder i kreirati nacrte. Da biste omogućili ovu funkciju, idite na Postavke → Van mreže.

Omogućite pristup svom računu sekretarici

Ako i dalje ne možete da se nosite sa pismima, sav taj užas možete prenijeti svojoj sekretarici. Da biste to uradili, idite na "Postavke" → "Računi i uvoz", odaberite "Odobri pristup svom računu" i dodajte druge Google korisnike. Neće imati pravo mijenjati vaša podešavanja i lozinku, ali će moći čitati, arhivirati poruke i, naravno, odgovarati na njih. Pismo će biti potpisano vašim imenom i imenom vaše sekretarice u zagradama kako ne bi došlo do zabune.

4. Kontrolišite ljudski faktor

Blok adrese

Neki uopšte ne shvataju nagoveštaje. Srećom, možete blokirati bilo koju osobu (ili web stranicu) sa samo nekoliko klikova. Nakon što primite poruku od nekoga koga želite da dodate na crnu listu, kliknite na strelicu u gornjem desnom uglu i izaberite funkciju "Blokiraj korisnika".

Sada će sve poruke sa ove adrese ići direktno u neželjenu poštu.

Pronađite stara slova

Želite brzo pronaći sve poruke od prijatelja odjednom? Samo zadržite pokazivač iznad imena pošiljaoca, bilo iz prijemnog sandučeta ili iz određenog slova, i pojavit će se kontakt kartica. Zatim kliknite na vezu "Razgovori" da vidite sve poruke tog kontakta.

Otkažite pogrešno poslane poruke

Svi smo u nekom trenutku slučajno slali pisma na pogrešnu adresu. Srećom, u Gmailu možete jednostavno poništiti slanje. Idite na odjeljak "Postavke" → "Općenito" i omogućite funkciju "Poništi slanje". Ovdje možete odabrati i vremenski period za otkazivanje slanja: od 5 do 30 sekundi. Sljedeći put kada pošaljete poruku, primijetit ćete “Otkaži” na vrhu.

Preskoči grupne poruke

Možete jednostavno izaći iz niza grupnih poruka klikom na dugme Više i odabirom Zanemari. Sada ćete preskočiti sve poruke osim onih u kojima ste vi jedini primalac pisma.

Ako želite da se vratite na grupnu poruku, u polje za pretragu unesite upit je: isključen, tako da ćete videti sve zanemarene niti. Zatim izaberite Ne ignoriraj iz menija Više. Osim ako, naravno, uopšte ne sažaljevate sebe.

5. Uštedite vrijeme

Kreirajte nove račune u pokretu

Recimo da želite vrlo pažljivo filtrirati poruke ili, na primjer, kreirati dodatni račun za usluge koje već koriste vaš glavni Gmail račun. U ovom slučaju, možete kreirati virtuelnu poštansku adresu povezanu sa glavnom adresom jednostavnim dodavanjem „+ bilo koju reč“ispred simbola @ dok kucate. Na primjer, "vaša adresa je [email protected]" za kupovinu na mreži.

Sve poruke s odgovorima će ići na vašu glavnu Gmail adresu.

Šaljite poruke u snu

Natjerajte klijente i kolege na poslu da pomisle da ste manični radoholičar tako što ćete ih programirati da šalju poruke noću koristeći proširenje dostupno za Chrome, Safari i Firefox. Uz besplatnu verziju, možete poslati do 10 poruka mjesečno.

Osim toga, ova ekstenzija će pretvoriti vaše e-poruke u podsjetnike, a neće ih prikazivati u vašoj pristigloj pošti dok ne budete spremni odgovoriti na njih. Ovo je idealno za stvaranje izgleda praznog sandučeta u petak uveče.

Automatski odgovorite na duplirane zahtjeve

Ako vas dosadni kupci preplave istim tipom zahtjeva, ne morate uvijek iznova kucati isti odgovor. Samo uključite funkciju "Šabloni odgovora" u odjeljku "Postavke" → "Laboratorija". Sljedeći put kada odštampate odgovor, sačuvajte ga kao predložak i slobodno ga pošaljite na sve iste zahtjeve.

6. Kliknite manje

Pustite miša na miru

Skoro sve u Gmailu se može uraditi pomoću tastature. Osnovne prečice na tastaturi rade podrazumevano, ali ne zaboravite da odete na Podešavanja → Opšte i omogućite funkciju prečica na tastaturi. Sačuvajte promjene, a zatim kliknite na upitnik da vidite moguće prečice na tastaturi.

Prestanite provjeravati druge poštanske sandučiće

U odjeljku "Postavke" → "Računi i uvoz" kliknite na link "Dodaj svoj POP3 račun e-pošte" i Gmail će preuzeti vašu poštu iz drugih poštanskih sandučića. Zatim postavite slanje poruka: možete odgovarati i sa svoje Gmail adrese i sa drugih adresa e-pošte.