Leo Babauta: mojih 10 navika e-pošte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

© photo

E-pošta može biti odličan alat za rad ili se može pretvoriti u dosadan izvor odugovlačenja, a to je način na koji ga sami koristite. Nekada sam podnio zahtjev za potpuni bankrot svog mejla, a sada ga provjeravam 2-3 puta dnevno svaki dan, ali ide brzo i efikasno.

Razvio sam nekoliko navika koje mi pomažu da vrlo efikasno radim sa svojom poštom i bolje se fokusiram na druge važne poslove. I da budem iskren, moj inbox je konačno prazan i osjećam se odlično. U ovom članku ću dati 10 svojih navika. To nikako ne znači da ih morate slijepo slijediti, ja samo želim da pokažem svoj put, a na osnovu njega možete utrošiti svoj. Dakle, evo navika koje rade za mene:

Ređe gledajte poštu

Ne držim svoje poštansko sanduče otvoreno cijeli dan. I ja to retko razmatram. Došao sam do zaključka da ako se u mom sandučetu skupi 20-30 pisama, onda se svijet neće srušiti, a istovremeno će mi biti lako brzo obraditi upravo ovu količinu. Pažnja! Ja kažem proces, a ne čitanje. Otvaram inbox da razbacujem poruke u druge foldere, a ne da ih čitam i ostavljam ih tu.

Raspršite u fascikle

Otvaram svoju poštu i počinjem donositi brze odluke: brisati ili arhivirati, pročitati i odgovoriti odmah (ako je potrebno manje od 2 minute) ili arhivirati, poslati brzi odgovor i zatim arhivirati, dodati na moju listu obaveza da to uradim kasnije (označite zvjezdicom, a zatim arhivirajte). U svakom slučaju, u inboxu ne smije ostati NIŠTA.

Odmah dodajte sve u kalendar

Ako mi dođe pismo sa datumom kojeg moram zapamtiti, odmah ga upisujem u kalendar. Sastanak licem u lice ili Skype razgovor, trening ili nešto čega moram da se setim tek posle nedelju dana - sve se odmah šalje u kalendar. Sada mi je ovo najbolja navika, dovedena je do automatizma i zahvaljujući tome retko nešto zaboravim.

Koristite "vruće tipke"

Koristim Gmail, koji pruža razne prečice na tastaturi za moju poštu. Zapravo, trebalo mi je samo nekoliko minuta da ih naučim, a onda mišićna memorija pamti tipke.

Evo prečica koje koristim:

"Gi" - povratak u inbox;

"E" - arhiva;

"#" - brisanje;

"C" - kreiranje nove poruke;

"R" - odgovor;

"F" - napred;

"A" - odgovorite svima;

"Gs" - idi na označeno;

"Tab + Return" - kada kreiram poruku, odmah je pošaljem i arhiviram.

Također koristim postavku kada nakon brisanja ili arhiviranja poruke automatski pređem na sljedeću bez vraćanja u inbox, što vam omogućava brzo kretanje kroz poruke.

Pišite kratka pisma

Moj odgovor na pismo obično ima 1-3 rečenice. Rijetko pišem pisma duža od 5 rečenica. I za to mora postojati dobar razlog. Ako zaista moram mnogo da pišem, radije bih to uradio u Google dokumentima i podelio sa pravom osobom. Kratko pismo znači brz odgovor primaoca, jer osoba ne mora da gazi kroz džunglu vaše elokvencije da bi uhvatila i asimilirala ključne informacije.

Brzo dodajte zadatke na listu obaveza

Neki ljudi koriste inbox kao listu obaveza, ali on nije baš prikladan za ovo, a evo zašto:

1. Zadaci koje treba obaviti miješaju se s drugim slovima i tada ih je teško izvući iz gomile.

2. Priča u pismu ne sadrži uvijek određeni vodič za akciju, ali na osnovu pisma možete sebi postaviti zadatak. Kada ga budete dovršili, moraćete ponovo da pročitate pismo da biste zapamtili koji ste zadatak postavili sebi nakon što ste ga pročitali.

3. Svaki put kada pogledate svoju poštu kako biste uhvatili neki drugi zadatak, nailazite na nove poruke koje privlače vašu pažnju i odvlače pažnju od glavnih zadataka, remete vaš radni ritam.

Jednostavna i praktična lista zadataka je običan tekstualni dokument u koji možete dodati zadatke iz e-pošte u samo nekoliko klikova. A tokom rada, takav list će biti efikasniji alat, jer ne morate stalno gledati u inbox.

Čuvajte samo nepročitane poruke u inboxu

Ovo je trik za napredne korisnike. Hakovao sam svoj Gmail inbox na takav način da više ne može pohranjivati pročitane poruke. To znači da ako otvorim pismo i ne ispustim ga u bilo koji drugi folder, onda će ono jednostavno nestati. To me motiviše da odmah donesem odluku šta da radim sa ovim pismom ili ću ga jednostavno izgubiti. Zahvaljujući ovoj specifičnoj postavci, otvorene poruke se ne gomilaju u moj inbox, koje postepeno postaju smeće.

Ostavite sa strane za čitanje

Često mi šalju linkove na članke. Odmah ih šaljem na Instapaper da pročitam kasnije. Zbog toga se trudim da manje vremena provodim na mailu, jer pored toga imam još toliko zanimljivih stvari za čitanje.

Filtrirajte nemilosrdno

Kada mi se u inbox pojavi pismo koje ne bih volio vidjeti, odmah ga rješavam. Nisam lijen da se odjavim sa mailing liste ili da instaliram filter za ovog pošiljaoca. A ovo značajno smanjuje protok dolaznih e-poruka. Nemilosrdan sam prema pismima koja mi začepljuju inbox, a ovo pravilo važi i za ljude koji mi previše smetaju.

Zatvorite poštu na kraju obrade pisama

Rastavljene poruke - zatvorite poštu i ne otvarajte nekoliko sati dok ponovo ne bude dovoljan broj pisama.

Sticanje nekih dobrih navika e-pošte je dobra stvar. Odmah ćete primijetiti koliko ste postali smireniji za obavljanje važnijih zadataka, rješavajući se nametljive provjere e-pošte svakih 10 minuta. Vaša glava će biti slobodna za nove misli čim se vaš inbox oslobodi od nepotrebnih mejlova. Sretno!