Kako da uradiš ono što si mislio da je nemoguće

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Tajne produktivnosti Scotta Hanselmana, jednog od najpoznatijih Microsoftovih programera.

Scott Hanselman nije samo jedan od najcjenjenijih Microsoft web stručnjaka u svijetu. On je odličan govornik. Na svom blogu, podcastu i video zapisima govori o gadžetima, IT-u i ličnoj efikasnosti. Evo šta Scott Hanselman misli o produktivnosti.

Ne plašite se da pogrešite

“Ponekad je korisno napraviti grešku. Nemojte se plašiti da razbijete šumu,”čak je čudno čuti ovaj savet od tako super efikasne osobe kao što je Hanselman. Na vrhuncu svoje karijere, čini se da je na vrijeme za sve: bloganje i Twitter, snimanje podcasta, redovno govorenje na konferencijama. Poslednjih godina koautor je više od pola tuceta knjiga. Uprkos činjenici da ima ženu i dvoje djece.

Kako to radi? Odgovor ne zanima samo vas. Mnogi su zbunjeni: „Scott, čemu tako užurbana aktivnost? Spavaš li uopšte?" Hanselman odgovara: „Zato što moram da plešem! Kad god počnem da razmišljam da treba da prestanem, setim se ovog mema i ovog inspirisanog dečaka."

„Što manje radite, više možete. Ovo je tipičan zakon o skaliranju”, kaže Hanselman. Skaliranje mijenja vaša ograničenja promjenom vašeg pristupa produktivnosti.

Hanselman je otkrio svoje tajne produktivnosti u 42-minutnom razgovoru. Svi njegovi savjeti, od pravila jednog slova do pronalaženja vlastitog Roberta Scoblea, izvodljivi su.

Prema njegovim riječima, jednostavno je prilagodio tehnike produktivnosti Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveya (""), JD Meier-a (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro tehnika) i Katie Sierra.

Slijedi sažetak Hanselmanovog govora GOTO 2012 i sažetak njegove prezentacije na Webstock 2014.

Potražite znakove upozorenja

Nije uvijek bilo teško ostati fokusiran. Internet nije uvijek bio pun stotina stranica svježeg, još nepročitanog sadržaja. Protok informacija koji vas je ometao nije uvijek bio kontinuiran. Hanselman se prisjeća da je, dok je tek učio programirati, svo znanje koje mu je bilo potrebno bilo sadržano u dvije knjige.

Scott Hanselman

Na internetu se stvaraju eksabajti informacija, od kojih je polovina smeće. Smetnje pojedu trećinu dana. Preopterećeni smo, ali sami sebi govorimo da sve možemo, samo treba da radimo do kasno.

Stani! Ovo je znak upozorenja na opasnost. Ako uhvatite sebe kako mislite da morate ostati budni do kasno kako biste nadoknadili svoj raspored, imate problem. Veliki problem, a rješenje nije tako jednostavno kao "Nadam se da ću očistiti sve zadatke na svojoj listi obaveza."

„Nada nije plan“, kaže Hanselman. "Nada čeka kada samo krenete u vodu."

Shvatite razliku između produktivnosti i efikasnosti

Dakle, šta radite kada vidite znak koji upozorava na opasnost? Hanselman ima rješenje. Ali prije nego što to otkrije, Scott definira i suprotstavlja produktivnost i efikasnost.

• Produktivnost se odnosi na postizanje cilja. Važno je odlučiti šta ćete učiniti. Produktivnost je odabir pravih ciljeva i zadataka, a zatim njihovo postizanje.
• Efikasnost se odnosi na izvršavanje zadataka na najergonomičniji, procesno orijentisan način.

Scott Hanselman

Produktivnost je u tome da radite pravu stvar. Efikasnost je raditi stvari kako treba. Drugim riječima, produktivnost znači odabir smjera, a efikasnost znači brzo trčanje u tom smjeru.

Kada shvatite da su to dvije različite stvari, shvatit ćete koliko su moćni alati.

Definišite šta znači rad

Hanselman se također fokusira na trojstvo opisanog koncepta "rada".

1. Unaprijed određen posao je onaj koji je unaprijed planiran.
2. Posao koji dolazi je onaj koji vas odvlači od plana.
3. Definisani posao je kada sednete i razmislite šta treba da uradite.

Prema Hanselmanu, potrebno je više vremena posvetiti trećoj tački. Koliko često u svom rasporedu odvajate sat vremena da dobro razmislite šta dalje? Umjesto toga, gledajući listu obaveza, paničimo, preoblikujemo listu obaveza, nadajući se da ćemo zakrpiti rupe. Ali u stvari, lista od ovoga samo raste.

Odvojite vrijeme da razmislite o svom sljedećem poslu. Za profesionalce to u prosjeku ne traje više od sat vremena dnevno.

Uradi, baci, delegiraj, odloži

Hanselman ističe još jednu Allenovu tehniku iz njegovog poznatog Getting Things Done: uradi, ispusti, delegiraj ili odloži.

Ovo je odlično rješenje za e-poštu. Uradite zadatak iz e-pošte ako traje minut i ako je zakazan. U suprotnom, odbacite, delegirajte ili odgodite - uradite to kasnije ili delegirajte nekom drugom.

“Ne bojte se razbiti šumu” zvuči neprirodno. Zapravo, ovakav pristup vam omogućava da se bolje fokusirate na posao nego na situaciju u kojoj teret odgovornosti trajno vrši pritisak na psihu.

Teško je reći ne. Ali osjećaj krivice povezan s riječju "da" mnogo je gori od nelagode odustajanja. Svugdje, uključujući internet, možete kontrolirati i sortirati svoje tokove podataka.

Za filtriranje informacija i planiranje stvari koje treba uraditi, Hanselman preporučuje matricu upravljanja vremenom.

	Hitno	Nije hitno
Bitan	I Kritične situacije. Hitni problemi. Projekti i zadaci sa rokom.	II Uspostavljanje veza. Tražite nove mogućnosti. Planiranje. Oporavak snaga.
Nevažno	III Strani razgovori i telefonski pozivi. Neka vrsta prepiske. Neki sastanci. Rutinski poslovi.	IV Male stvari koje troše vrijeme. Prepiska. Telefonski pozivi. Prazan provod.

Kada je nešto istovremeno hitno i važno, na primjer, žena se porađa ili dođe do napada apendicitisa, treba djelovati munjevito. Ako stvar nije hitna i nevažna, bolje je da to uopšte ne radite. I, nažalost, često gubimo vrijeme na stvari koje su hitne, ali nevažne. Hitno djelovanje je loša navika za mnoge od nas.

Razumjeti e-poštu

Scott Hanselman svaki dan prima stotine e-mailova i dijeli svoj pristup Inboxu.

Primijenite pravilo jednog slova

Promjena postavki dolaznih pisama radikalno mijenja pristup radu s e-poštom. Kreirajte folder za pisma u kojem se nalazite u kopiji i poseban folder za poruke u kojem ste jedini primalac. Slova koja spadaju u prvi folder su a priori nevažna.

Ali šta ako vam šef pošalje kopiju zadatka, a zatim pita: "Zašto niste izvršili moj zadatak?" Odgovor je jednostavan: "Bio sam u kopiji, mislio sam da me samo obavještavate." Šef to više nikada ne bi uradio.

Kao arhitekta zajednice u Microsoftu, Hanselman koristi drugu fasciklu u svom poštanskom sandučetu, External. “To su ljudi koji ne rade za kompaniju, ali su mi važni. Odgovaram na sve njihove mejlove - objasnio je Skot.

Ne provjeravajte svoju poštu ujutro ili navečer

Jednostavno: ujutro ste odgovorili na pismo, odmah dobili odgovor, odgovorili ponovo… Kao rezultat toga, prepiska na koju ste planirali potrošiti manje od sat vremena može potrajati pola dana.

Scott Hanselman

Provjera pošte ujutro je poput putovanja kroz vrijeme. 9:00 - ustani, provjeri poštu. Probudili smo se - već je večera, vrijeme je za užinu. A sada je sat već 14:30, vrijeme je za rad… Kako se ovo dogodilo? Upravo ste ujutro otvorili svoj email klijent.

Štaviše, odgovaranjem na e-poštu ujutro (ili uveče), navikavate ljude na ovo vrijeme. Jednom odgovaranjem na e-poštu u 2 sata ujutro, izgradili ste reputaciju za pisanje e-pošte u 2 sata ujutro i signalizirali svoju naviku hitnosti.

Provjerite svoju poštu u podne u skladu sa svojom dnevnom rutinom i začudite se koliko toga možete obaviti u jednom danu.

Pronađite svog Roberta Scoblea

Ne biste trebali s vremena na vrijeme provjeravati svoju poštu iz straha da ćete nešto propustiti. „Obično imam prazan inbox, ali kada sam na odmoru, možda ima 500 e-mailova,“objašnjava Hanselman.

Često na konferencijama možete vidjeti govornike koji, nakon što su jedva završili svoj govor, vjerojatnije će potrčati do svog laptopa kako bi pogledali svoj račun e-pošte. Stiče se utisak da je njihov posao brisanje slova na vrijeme.

Da bi se iskorijenila ova navika, Hanselman savjetuje korištenje takozvanih pouzdanih agregatora. To su kolege koje su uvijek svjesne trenutnog stanja. U Microsoftu je to bio Robert Scoble.

Scott Hanselman

Pretplaćen sam na hiljade blogova. Ali zašto? Ko je najbolji čitač blogova na svijetu? Robert Scoble! Za sebe sam odlučio: nisam Scoble, čitanje toliko blogova je neprirodno. A znaš li šta sam uradio? Počeo sam čitati njegov blog. Od hiljada blogova koje sam pratio, ostavio sam pet, koji mi služe kao agregator vesti. To je isto kao da gledate sve vijesti tokom dana ili samo gledate završni program uveče.

Pronađite svog "pouzdanog agregatora" u kompaniji. Da biste to učinili, jednostavno se zapitajte ko je osoba koja je uvijek svjesna onoga što se dešava i koja će to rado podijeliti s vama?

Ostanite u toku

Šta god važno da se dešava u svetu i u vašem životu, sigurno ćete znati za to. Ako se dogodi sljedeći 11. septembar, bit ćete obaviješteni.

Stoga, pokušajte kao u čahuri. Ne dozvolite da vam pažnja odluta tako što ćete stalno pritiskati Alt + Tab u Gmailu.

Sačuvajte tipke

Slijedeći primjer novinara i evanđeliste Microsofta Johna Adella, Hanselman poziva na "čuvanje udaraca na tipkovnici". Sljedeći primjer će objasniti šta to znači.

Scott Hanselman

Ako mi Brian pošalje pismo sa zaista zanimljivim pitanjem o ASP. NET-u, a ja odgovorim dugo i nadahnuto (pet pasusa s primjerima koda, i tako dalje), onda mu ne dam samo detaljan pismeni odgovor koji je riješio njegov problem, dajem mu 10 hiljada njihovih pritisaka na tipku. Ali život je kratak, broj takvih klikova je ograničen - nikad ih neću dobiti natrag, samo sam ih dao Brianu. Istovremeno, ne znam ni da li će pročitati moju poruku. Kako onda biti? Kako ne potrošiti, već umnožiti svoje pritiske na tipke? Pišem post na blogu i šaljem Brianu link. Tada će se moji klikovi umnožiti čak i nakon što umrem - kad god neko pogleda moju stranicu bloga.

Pišite kratka slova: tri do četiri rečenice. Sve duže treba da bude na blogu, Wikipediji, FAQ, bazi znanja ili bilo kom drugom dokumentu. E-pošta nije mjesto za pohranjivanje znanja; vaši pritisci na tipke tamo umiru.

Shvatite inbox u svom životu

Sortiranje znači odvajanje, prosijavanje ili izbacivanje nečega.

Neprekidan tok informacija ide ne samo na vašu e-poštu, već i na uslovnu inbox u vašem životu. Obavještenja o porukama na društvenim mrežama, o izlasku nove epizode vaše omiljene TV serije i slično - svim ovim malim događajima posvećujemo vrijeme. To znači da i njih treba sortirati.

Hanselman nudi pomalo zastrašujuću analogiju: došlo je do uzbune na parkingu, mnogo ljudi je povrijeđeno. Moramo djelovati! Vaš posao je svakome staviti etiketu na prst: mrtvim ili živim i kako se prema njima treba odnositi. Sa Inboxom smo uvijek humani u našim životima: stavljamo zavoje oboljelom od raka, a neko drugi treba da ostane bez ruke. Radimo stvari koje gube vrijeme, ali nemaju vrijednosti.

Sortirajte tokove informacija (Twitter, Facebook, email, SMS, instant messengeri, itd.) ovisno o vrijednosti. Ako se nešto može bezbedno odbaciti, uradite to.

Oslobodite se nepotrebnog mentalnog stresa

Zamislite da ste se pretplatili na Netflix, sretni što možete gledati drugu sezonu Kuće od karata kad god poželite. Na primjer, večeras, nakon što ste stavili djecu u krevet.

Istina je, kada ste se prijavili, odustali ste od proaktivnog ponašanja. Vi više ne odlučujete šta i kada ćete učiniti. Guranje i razne pretplate podvrgavaju vas vanjskim okolnostima i prisiljavaju vas da izvršavate zadatke izvana. Postoji li nova epizoda? Morate gledati - nemojte nestati ista pretplata!

Sve ovo vrši pritisak na psihu. Nosite nepotreban mentalni teret koji vam začepljuje um i ometa produktivnost.

Ostavite petak za razmišljanje

Dok razmišljate o stvarima koje dolaze, uvijek se zapitajte: Koje tri stvari mogu učiniti danas, koje ove sedmice, a koje ove godine? Ovo je takozvano pravilo troje. Hanselman ga je dobio od svog kolege Microsoft programskog menadžera Jay Dee Meier-a.

Napišite tri zadatka za danas, za sedmicu i za godinu.

U ponedjeljak, na početku nove sedmice, imat ćete jasnu predstavu o narednim danima. U petak biste trebali stati, osvrnuti se na prošlu sedmicu posla i razmisliti. Zapitajte se: „Je li bila uspješna sedmica? Da li sam mogao da uradim nešto drugačije? Šta mogu promijeniti? Važno je završiti svaki dan bez osjećaja krivnje zbog izgubljenog vremena.

Isprobajte Pomodoro tehniku

Ovu tehniku upravljanja vremenom predložio je Francesco Cirillo kasnih 1980-ih. Poenta je da se fokusirate na zadatak 25 minuta, a zatim napravite kratku pauzu.

Hanselman preporučuje ovu tehniku. Istovremeno, savjetuje da sve smetnje koje su vam nastale za 25 minuta pratite. Označite u svojoj svesci kada pomislite na nekog autsajdera (unutrašnje ometanje) ili nekoga, kao što je kolega, koji vam je skrenuo pažnju (spoljni faktori).

Prvo ćete imati oko šest ometanja, zatim jednu, a onda one nestaju. Kao rezultat, svoju produktivnost ćete mjeriti brojem izvedenih "paradajza" dnevno.

Shvatite da je zauzetost oblik lijenosti

Timothy Ferriss

Zauzetost je oblik lijenosti, lijenog razmišljanja i promiskuitetnih radnji.

Zauzet, produktivan. Neki ludi zauzeti ljudi će biti iznenađeni, ali biti kreativan i stvarati nešto je suprotno od običnog druženja.

Hanselman daje sljedeći primjer: osoba aktivno "tvituje" - izgleda da je veoma zauzeta, a zatim nestane na mjesec dana kada se pojavi zaista značajan projekat. Kada ste zauzeti, jednostavno nema vremena za Twitter i druge gluposti.

Uzmite to zdravo za gotovo: multitasking je mit

Prema Hanselmanu, optimalan broj zadataka u jednom trenutku je jedan. Ako mislite da možete obavljati više zadataka u isto vrijeme, varate se.

- to je samo prebacivanje između zadataka, što zahtijeva promjenu konteksta. Objasnimo na primjeru. Jeste li ikada imali ovo: radite na nečemu i odjednom vam zazvoni telefon? Ljut si. Ovo je vaš otac, ali ste i dalje ljuti, jer vas zove na posao u tri sata popodne, kada ste potpuno koncentrisani. Uzmite slušalicu i kažete nešto poput "Izvinite, ali izgleda da radim ovdje…" Zatim ste tužni još 10-15 minuta. Zatim se morate vratiti na posao: "Pa šta sam ja tamo razmišljao?"

Promjena konteksta ne funkcionira. Međutim, postoji prihvatljivo obavljanje više zadataka. Stvari koje možete raditi u isto vrijeme:

1. Šetajte i žvačite žvaku.
2. Trenirajte i slušajte podcaste.
3. Vozite i slušajte govornu poštu.
4. Vozite se na posao i čitajte (u javnom prevozu).
5. Vozite se na posao i razmišljajte.
6. Dobro iskoristite zastoje.

Oslobodite se mentalne buke

Christopher Hawkins

Ako mi nešto ne pomaže da zaradim novac, ne poboljšava mi život na neki način, to je mentalna buka koju treba ukloniti.

Hanselman savjetuje promjenu prvog dijela ovog citata Christophera Hawkinsa."Ako mi to ne pomogne da proširim svoj posao (otplata hipoteke, provođenje vremena sa porodicom - zamijenite ono što je vaš glavni cilj), to je mentalna buka."

Za Skota, ovaj prioritet je porodica: "Sve što radim, svaka odluka koju donesem je da se brzo vratim kući deci."

Zadaća

Hanselmanov govor završava sljedećim domaćim zadatkom:

1. Sortirajte svoje tokove informacija.
2. Planirajte radne sprintove.
3. Uklonite smetnje.
4. Razmislite: radite sa svojim životnim sandučetom, jeste li efikasni ili produktivni?
5. Razmotrite svoju ličnu listu alata.

Imajte na umu da Hanselman nije rekao ni riječi o Evernoteu ili drugim sistemima. "Možete provesti više vremena čitajući knjige o produktivnosti i izgradnju sistema, iako je možda sve što vam treba je lista obaveza." Možda samo trebate razumjeti razliku između vremena kada ste „zauzeti“i kada radite željeni posao.